Guía práctica de Docly
Cómo convertir Word a PDF
Convertir un archivo de Word, Excel o PowerPoint a PDF hace que se vea igual en todos los dispositivos. Lo que decide la calidad del resultado no es la conversión en sí, sino la configuración de la página en el archivo fuente, porque el contenido desbordado y las fuentes faltantes se transmiten directamente.
Convertir un archivo de Office a PDF
Agrega un archivo de Word, Excel o PowerPoint e inicia la conversión. Primero verifique el recuento de páginas en el resultado: más páginas que la fuente significa que el contenido se desbordó en alguna parte.
Luego abre la primera y la última página, seguidas de la página más ocupada del documento. Los problemas rara vez aparecen al final; aparecen donde una tabla o una imagen se encuentran con el límite de una página.
Primero prepare el archivo fuente
El PDF más limpio se consigue arreglando la vista previa de impresión antes de convertir. En Excel, configurar el área de impresión y usar la escala de ajuste a la página evita que las tablas anchas se divida en hojas, y aquí es también donde se repiten los encabezados de las columnas en cada página.
En PowerPoint, si la presentación es 16:9 o 4:3 determina la forma de la página directamente. En Word, verifique los saltos de sección y de página y confirme que los márgenes sean consistentes. Todo lo que dejes roto en el código fuente permanecerá roto en el PDF.
Fuentes y diseño
Una fuente personalizada que no está disponible durante la conversión se reemplaza por una similar. Eso cambia la longitud de las líneas y, por lo tanto, los saltos de página, por lo que una nota de dos páginas puede extenderse a una tercera página.
La solución práctica es utilizar fuentes ampliamente disponibles o asegurarse de que las fuentes estén incrustadas cuando se prepara la fuente. Si trabaja con una plantilla corporativa, convertir un documento a partir de él y comprobar el resultado le dará confianza para cada documento siguiente.
Comprobaciones finales antes de compartir
Confirme que aún se pueda hacer clic en los hipervínculos, que es el detalle que más comúnmente se pasa por alto al convertir informes y presentaciones. Compruebe que las imágenes sean nítidas y que los comentarios o notas de edición rastreadas no aparezcan en el resultado.
Si el documento sale de su organización, revise los metadatos como el nombre del autor y el historial de revisiones. Finalmente, abra el PDF una vez en una computadora y otra vez en un teléfono; Las tablas que son ilegibles en una pantalla pequeña se vuelven obvias de inmediato.
Lista de comprobación rápida
- ✓Corrija la vista previa de impresión del archivo fuente antes de convertirlo.
- ✓Configure el área de impresión y la escala de ajuste a página en Excel.
- ✓Utilice fuentes ampliamente disponibles o incrústelas en la fuente.
- ✓Abre el PDF una vez tanto en un teléfono como en una computadora.
Herramientas de esta guía
Preguntas frecuentes
¿Qué archivos de Office pueden convertirse en PDF?
Docly convierte archivos DOCX, XLSX y PPTX a PDF.
¿Cambiará el diseño?
La configuración de página correcta y las fuentes disponibles conservan la mayoría de los diseños.