Espacio de trabajo de documentos del equipo
Si bien el trabajo del documento queda en manos de una sola persona, un número de versión en el nombre del archivo es suficiente. Una vez que varias personas tocan el mismo archivo, el verdadero problema no es el almacenamiento: es que nadie puede decir quién cambió qué ni cuándo.
Espacio y roles compartidos
Crear un equipo te convierte en su administrador. Los miembros se agregan con uno de tres roles (administrador, editor o espectador) y el rol decide qué pueden hacer en el espacio.
Puedes agregar miembros directamente o enviar una invitación por correo electrónico. Las invitaciones pendientes se pueden enumerar y revocar antes de ser aceptadas. El propietario del equipo no puede perder el rol de administrador, por lo que nunca queda un espacio sin él.
Los documentos residen en el equipo, no en las bandejas de entrada
Agrega un archivo desde tu espacio de trabajo personal para compartirlo con el equipo. Los archivos de Word, Excel, PowerPoint y PDF se encuentran en el mismo lugar, por lo que todos abren la versión actual desde la misma ubicación.
Las sugerencias de IA siguen la misma regla en los documentos del equipo: el cambio se muestra como una comparación y se escribe en el archivo solo después de que alguien lo acepta. En los documentos de Word, esas ediciones pueden ejecutarse a través de un flujo de trabajo de seguimiento de cambios, por lo que el proceso de revisión existente permanece intacto.
Quién hizo lo que está registrado
El espacio del equipo mantiene un registro de auditoría y un feed de actividades que cubre cambios de membresía, invitaciones y eventos de archivos. El registro de auditoría sólo es visible para los administradores.
Eso es importante cuando alguien más tarde necesita preguntar por qué cambió un documento, especialmente para contratos, propuestas e informes que pasan por aprobación.
Compartir fuera del equipo
Cuando necesitas trabajar con alguien que no está en el equipo, compartir por documento es una ruta separada: invítalo como propietario, editor, comentarista o espectador.
Los archivos PDF también se pueden compartir con un enlace, y el enlace se puede revocar cuando lo desees. Para los documentos que necesitan firma, puede solicitar una firma de la otra parte.
Herramientas relacionadas
Preguntas frecuentes
- ¿Qué roles están disponibles?
- Tres: los administradores gestionan el equipo y sus miembros, los editores trabajan en los documentos, los espectadores solo pueden leer.
- ¿Puedo revocar una invitación que ya envié?
- Sí. Las invitaciones pendientes se pueden enumerar y revocar antes de ser aceptadas.
- ¿Puedo compartir un solo documento con alguien fuera del equipo?
- Sí. El intercambio por documento funciona independientemente de la pertenencia al equipo y puede invitar a alguien como comentarista o espectador.
- ¿Puedo ver quién cambió qué?
- El espacio del equipo mantiene un registro de auditoría de los eventos de membresía, invitación y archivo. Está disponible para los administradores.