Guía práctica de Docly

PDF/A explicado y cómo convertir un PDF para archivarlo

Un documento que se reproduce correctamente hoy no necesariamente se reproducirá correctamente dentro de diez años. Las fuentes se eliminan de los sistemas, los perfiles de color desaparecen y las dependencias externas dejan de resolverse. PDF/A es el perfil de archivo diseñado para eliminar esos riesgos.

Lectura de 6 minutosActualizado el 26 de julio de 2026Docly

PDF/A versus un PDF normal

PDF/A es un PDF válido, no un tipo de archivo independiente. Es un perfil restringido cuya regla básica es que todo lo necesario para mostrar el documento debe estar dentro del propio archivo. Las fuentes están incrustadas y la información de color se adjunta al documento.

Como resultado, los archivos PDF/A no contienen llamadas a fuentes externas, ni JavaScript, ni audio o vídeo incrustados, ni cifrado. Las restricciones hacen que el archivo sea menos flexible pero mucho más predecible, que es exactamente el intercambio que desea para el almacenamiento a largo plazo.

Convertir un PDF a PDF/A

Agrega tu archivo a la herramienta PDF/A e inicia la conversión. El documento se convierte a PDF/A-2b, el nivel de archivo común para la fidelidad del texto y la apariencia. Debido a que es necesario reescribir la estructura de la página, lleva más tiempo que la mayoría de las conversiones.

Los archivos cifrados no se pueden convertir, ya que el estándar no permite el cifrado. Primero elimine la protección con PDF Unlock. Para archivos escaneados, ejecutar PDF OCR antes de la conversión hace que se pueda realizar búsquedas en el documento archivado, lo que suele ser la diferencia entre un archivo que la gente usa y uno que no puede.

Qué cambia durante la conversión

Los colores se convierten a RGB. Esto pasa desapercibido en los documentos leídos en pantalla, pero los archivos CMYK preparados para impresión comercial pueden cambiar de tono, así que piénselo dos veces antes de convertir ilustraciones listas para imprimir. Las fuentes que no estaban incrustadas se incrustan o se sustituyen.

Cuando un elemento no se puede convertir, el proceso continúa en lugar de abortar. Eso garantiza que obtendrá un resultado utilizable, pero no garantiza el cumplimiento total. Si está depositando en un archivo institucional, espere ejecutar el resultado también a través de un validador PDF/A dedicado.

Cuando se requiere PDF/A

Archivos institucionales, portales de presentación gubernamental, procesos legales y notariales, depósitos de tesis y contratos de larga duración, facturas y documentación técnica son los casos habituales. Los intercambios cotidianos y los apegos de corta duración no lo necesitan.

Si una organización solicita PDF/A, verifique qué versión espera su especificación, porque 1b, 2b y 3b siguen reglas diferentes. También espere que el archivo crezca: incorporar fuentes y datos de color dentro del documento aumenta el tamaño en comparación con el original.

Lista de comprobación rápida

✓Convertir sólo una vez que el documento sea definitivo; las ediciones posteriores pueden alterar el cumplimiento.
✓Desbloquee archivos protegidos con contraseña antes de convertirlos.
✓Primero ejecute OCR en los escaneos para que se pueda buscar en el archivo.
✓Confirma qué versión de PDF/A requiere el destinatario.