Leitfaden zur PDF-Verschlüsselung und sicheren Freigabe

Fügen Sie die Datei hinzu und wählen Sie ein langes, schwer zu erratendes Passwort. Vermeiden Sie Namen, Geburtsdaten, Kontonummern oder Referenznummern, die bereits im Dokument erscheinen, da dies genau das sind, was jemand zuerst versuchen würde.

Testen Sie das Passwort einmal, nachdem Sie die verschlüsselte Datei heruntergeladen haben. Wenn Sie es vergessen, kann das Dokument nicht geöffnet werden: Zum Entsperren ist das vorhandene Passwort erforderlich und es wird nichts geknackt. Es ist sicherer, es in einem Passwort-Manager zu speichern, als darauf zu vertrauen, dass Sie die Person erreichen können, an die Sie es gesendet haben.

Das Versenden der Datei und ihres Passworts in derselben E-Mail ist so, als würde man den Schlüssel im Schloss lassen. Jeder, der Zugriff auf dieses Postfach hat oder an den die Nachricht versehentlich weitergeleitet wird, erhält beides gleichzeitig.

Verwenden Sie einen anderen Kanal für das Passwort: ein Telefonanruf, eine Nachricht oder ein unternehmensweites Freigabesystem – alles funktioniert. Wenn Sie dasselbe Dokument an mehrere Personen senden, können Sie mit einem eindeutigen Passwort pro Empfänger die Quelle identifizieren, falls es jemals ans Licht kommt.

Die Verschlüsselung schränkt den Zugriff ein: Ein autorisierter Empfänger mit dem Passwort sieht das gesamte Dokument. Wenn die Datei also etwas enthält, was ein legitimer Empfänger nicht sehen sollte, löst die Verschlüsselung dieses Problem überhaupt nicht.

Redaction entfernt die ausgewählten Informationen sowohl von der sichtbaren Seite als auch vom darunter liegenden Inhalt, was es zum richtigen Werkzeug für Identifikationsnummern, Kontodetails und Beträge macht. Ein Wasserzeichen schränkt weder den Zugriff ein noch entfernt es etwas; es gibt lediglich den Status des Dokuments an. Diese drei sollten niemals einander ersetzen.

Überprüfen Sie noch einmal die Empfängeradresse und welche Version Sie anhängen, da das Senden der falschen Revision ein Risiko darstellt, vor dem kein Passwort schützt. Wenn ein PDF-Editor verwendet wurde, um schwarze Kästchen über Text zu zeichnen, denken Sie daran, dass es sich dabei nicht um eine Schwärzung handelt und der Text darunter normalerweise immer noch auswählbar ist.

Überprüfen Sie Metadaten wie den Namen des Autors und den Revisionsverlauf in den Dateieigenschaften. Wenn Sie über einen Cloud-Link geteilt haben, schließen Sie den Link, sobald die Arbeit erledigt ist. Links, die auf unbestimmte Zeit offen bleiben, werden mit der Zeit zum schwächsten Teil der Kette.