Welche Rollen sind verfügbar?

Drittens: Administratoren verwalten das Team und seine Mitglieder, Redakteure arbeiten an Dokumenten, Betrachter können nur lesen.

Kann ich ein einzelnes Dokument mit jemandem außerhalb des Teams teilen?

Ja. Das Teilen pro Dokument funktioniert unabhängig von der Teammitgliedschaft, und Sie können jemanden als Kommentator oder Betrachter einladen.

Kann ich sehen, wer was geändert hat?

Der Teambereich führt ein Prüfprotokoll der Mitgliedschaft, Einladung und Dateiereignisse. Es steht Administratoren zur Verfügung.

Teamdokument-Arbeitsbereich

Während die Dokumentenarbeit bei einer Person bleibt, reicht eine Versionsnummer im Dateinamen aus. Sobald mehrere Personen dieselbe Datei berühren, liegt das eigentliche Problem nicht in der Speicherung, sondern darin, dass niemand sagen kann, wer wann was geändert hat.

Gemeinsamer Raum und Rollen

Wenn Sie ein Team erstellen, werden Sie zu dessen Administrator. Mitglieder werden mit einer von drei Rollen hinzugefügt – Administrator, Redakteur oder Betrachter – und die Rolle entscheidet, was sie im Bereich tun können.

Sie können Mitglieder direkt hinzufügen oder eine E-Mail-Einladung senden. Ausstehende Einladungen können vor der Annahme aufgelistet und widerrufen werden. Der Teambesitzer kann die Administratorrolle nicht verlieren, daher bleibt ein Bereich niemals ohne Administratorrolle.

Dokumente befinden sich im Team, nicht in Posteingängen

Fügen Sie eine Datei aus Ihrem persönlichen Arbeitsbereich hinzu, um sie mit dem Team zu teilen. Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien befinden sich am selben Ort, sodass jeder die aktuelle Version am selben Ort öffnet.

KI-Vorschläge folgen bei Teamdokumenten der gleichen Regel: Die Änderung wird als Vergleich angezeigt und erst in die Datei geschrieben, nachdem jemand sie akzeptiert hat. In Word-Dokumenten können diese Änderungen einen Workflow zum Verfolgen von Änderungen durchlaufen, sodass ein bestehender Überprüfungsprozess intakt bleibt.

Wer was getan hat, ist aufgezeichnet

Der Teambereich führt ein Audit-Protokoll und einen Aktivitäts-Feed, der Mitgliedschaftsänderungen, Einladungen und Dateiereignisse abdeckt. Das Audit-Protokoll ist nur für Administratoren sichtbar.

Das ist wichtig, wenn jemand später fragen muss, warum sich ein Dokument geändert hat – insbesondere bei Verträgen, Vorschlägen und Berichten, die noch genehmigt werden müssen.

Teilen außerhalb des Teams

Wenn Sie mit jemandem zusammenarbeiten müssen, der nicht zum Team gehört, ist die Freigabe pro Dokument ein separater Weg: Laden Sie ihn als Eigentümer, Herausgeber, Kommentator oder Betrachter ein.

PDFs können auch mit einem Link geteilt werden, und der Link kann jederzeit widerrufen werden. Für Dokumente, die eine Unterschrift erfordern, können Sie eine Unterschrift der Gegenseite anfordern.

Häufig gestellte Fragen

Welche Rollen sind verfügbar?: Drittens: Administratoren verwalten das Team und seine Mitglieder, Redakteure arbeiten an Dokumenten, Betrachter können nur lesen.
Kann ich eine bereits gesendete Einladung widerrufen?: Ja. Ausstehende Einladungen können vor der Annahme aufgelistet und widerrufen werden.
Kann ich ein einzelnes Dokument mit jemandem außerhalb des Teams teilen?: Ja. Das Teilen pro Dokument funktioniert unabhängig von der Teammitgliedschaft, und Sie können jemanden als Kommentator oder Betrachter einladen.
Kann ich sehen, wer was geändert hat?: Der Teambereich führt ein Prüfprotokoll der Mitgliedschaft, Einladung und Dateiereignisse. Es steht Administratoren zur Verfügung.