Praktischer Docly-Leitfaden
PDF/A erklärt und wie man ein PDF für die Archivierung konvertiert
Ein Dokument, das heute korrekt gerendert wird, wird in zehn Jahren nicht unbedingt korrekt gerendert. Schriftarten werden aus Systemen entfernt, Farbprofile gehen verloren und externe Abhängigkeiten werden nicht mehr aufgelöst. PDF/A ist das Archivierungsprofil, das diese Risiken beseitigen soll.
PDF/A im Vergleich zu einem normalen PDF
PDF/A ist ein gültiges PDF, kein separater Dateityp. Es handelt sich um ein eingeschränktes Profil, dessen Grundregel darin besteht, dass alles, was zur Anzeige des Dokuments erforderlich ist, in der Datei selbst enthalten sein muss. Schriftarten werden eingebettet und Farbinformationen werden dem Dokument beigefügt.
Daher enthalten PDF/A-Dateien keine Aufrufe externer Schriftarten, kein JavaScript, kein eingebettetes Audio oder Video und keine Verschlüsselung. Die Einschränkungen machen die Datei zwar weniger flexibel, dafür aber weitaus vorhersehbarer, was genau das ist, was Sie für die Langzeitspeicherung benötigen.
Konvertieren Sie ein PDF in PDF/A
Fügen Sie Ihre Datei zum PDF/A-Tool hinzu und starten Sie die Konvertierung. Das Dokument wird in PDF/A-2b konvertiert, die gängige Archivierungsebene für Text- und Darstellungstreue. Da die Seitenstruktur neu geschrieben werden muss, dauert es länger als die meisten Konvertierungen.
Verschlüsselte Dateien können nicht konvertiert werden, da der Standard keine Verschlüsselung zulässt. Entfernen Sie zunächst den Schutz mit PDF Unlock. Bei gescannten Archiven macht die Ausführung von PDF-OCR vor der Konvertierung das archivierte Dokument durchsuchbar, was normalerweise den Unterschied zwischen einem Archiv, das Benutzer verwenden, und einem Archiv, das sie nicht verwenden, ausmacht.
Was sich während der Konvertierung ändert
Farben werden in RGB konvertiert. Bei Dokumenten, die auf dem Bildschirm gelesen werden, bleibt das unbemerkt, aber CMYK-Dateien, die für den kommerziellen Druck vorbereitet werden, können sich im Farbton verändern. Denken Sie also zweimal darüber nach, bevor Sie druckfertige Grafiken konvertieren. Nicht eingebettete Schriftarten werden eingebettet oder ersetzt.
Wenn ein Element nicht konvertiert werden kann, wird der Prozess fortgesetzt und nicht abgebrochen. Das garantiert, dass Sie eine brauchbare Ausgabe erhalten, aber es garantiert nicht die vollständige Konformität. Wenn Sie in einem institutionellen Archiv hinterlegen, müssen Sie damit rechnen, dass das Ergebnis auch durch einen speziellen PDF/A-Validator laufen muss.
Wenn PDF/A erforderlich ist
Institutionelle Archive, staatliche Einreichungsportale, juristische und notarielle Prozesse, Hinterlegungen von Abschlussarbeiten und langlebige Verträge, Rechnungen und technische Dokumentationen sind die üblichen Fälle. Alltägliches Teilen und kurzlebige Anhänge brauchen es nicht.
Wenn eine Organisation nach PDF/A fragt, prüfen Sie, welche Version ihre Spezifikation erwartet, da 1b, 2b und 3b unterschiedliche Regeln befolgen. Erwarten Sie außerdem, dass die Datei wächst: Das Einbetten von Schriftarten und Farbdaten in das Dokument erhöht die Größe im Vergleich zum Original.
Schnelle Checkliste
- ✓Konvertieren Sie erst, wenn das Dokument endgültig ist. Spätere Änderungen können die Compliance beeinträchtigen.
- ✓Entsperren Sie passwortgeschützte Dateien vor dem Konvertieren.
- ✓Führen Sie zuerst OCR bei Scans aus, damit das Archiv durchsuchbar bleibt.
- ✓Bestätigen Sie, welche PDF/A-Version der Empfänger benötigt.
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Häufig gestellte Fragen
Wird eine PDF/A-Datei in normalen Readern geöffnet?
Ja. PDF/A ist ein gültiges PDF und kann in jedem gängigen Reader geöffnet werden.
Kann eine PDF/A-Datei mit einem Passwort geschützt werden?
Der Standard erlaubt keine Verschlüsselung. Erstellen Sie eine separate Kopie und verschlüsseln Sie diese, wenn Sie eine passwortgeschützte Freigabe benötigen.
Warum wurde die Datei größer?
Schriftarten und Farbinformationen sind jetzt in das Dokument selbst eingebettet, was die Größe erhöht.