So konvertieren Sie PDF online in Excel

Fügen Sie Ihre Datei dem PDF-zu-Excel-Tool hinzu und starten Sie die Konvertierung. Da die Seiten einzeln analysiert werden, dauert es länger als bei den meisten Tools und lange Dokumente erfordern Geduld.

Überprüfen Sie beim Öffnen von XLSX zunächst die Zeilenanzahl: Stimmt sie mit der Anzahl der Datensätze in der Quelle überein? Überprüfen Sie anschließend, ob die Spalten korrekt getrennt wurden. Wenn nur wenige Seiten Tabellen enthalten, verkürzt das Extrahieren dieser Seiten vor der Konvertierung den Job und führt zu einem viel saubereren Ergebnis.

Kontoauszüge und Buchhaltungsexporte sind die häufigste tatsächliche Verwendung für diese Konvertierung. Wenn der Kontoauszug, den Sie von Ihrer Bank heruntergeladen haben, über eine Textebene verfügt, kann jede Transaktion in Zellen verschoben werden. Aus Screenshots erstellte Aussagen sind Bilder und erfordern zunächst eine OCR.

Überprüfen Sie anschließend vier Dinge: die Anzahl der Transaktionen, ob die Datumsspalte als Datum und nicht als Text erkannt wird, ob Tausendertrennzeichen und Minuszeichen in der Betragsspalte korrekt gelesen wurden und ob die Gesamtsumme mit dem Schlusssaldo auf dem Kontoauszug übereinstimmt. Ordnen Sie vor dem Import in die Buchhaltungssoftware die Kopfzeilen in der von der Software erwarteten Reihenfolge neu an. Bei den meisten Importfehlern geht es um die Spaltenreihenfolge und nicht um die Formatierung.

Ein Dokument ohne Textebene verfügt über keine zu extrahierenden Zellen. Führen Sie zuerst die PDF-OCR auf gescannten oder fotografierten Tabellen aus und konvertieren Sie sie dann.

Nach OCR kommt es häufig zu Zeichenverwechslungen: Null und Großbuchstabe O, Eins und Kleinbuchstabe L, Fünf und S sind die üblichen Paare. Bei Mengentabellen ist die Neuberechnung der Gesamtsumme in Excel und der Vergleich mit der in der Quelle gedruckten Gesamtsumme eine weitaus schnellere Überprüfung als das Lesen jeder Zelle.

Typische Aufräumarbeiten umfassen das Löschen von Tabellenüberschriften, die sich auf jeder Seite wiederholen, das Teilen verbundener Zellen, das Entfernen leerer Zeilen und Spalten und das Konvertieren von Zahlen, die als Text eingegangen sind. Wenn Zahlen linksbündig in ihren Zellen stehen, behandelt Excel sie als Text und die Arithmetik funktioniert nicht.

Lange Dokumente können den Inhalt über mehrere Blätter verteilen. Überprüfen Sie daher die Blattregisterkarten, wenn Sie die Datei öffnen. Wenn Sie eine unberührte Kopie der Rohkonvertierung aufbewahren, können Sie ganz einfach zurückgehen und bestätigen, wie eine bestimmte Zelle gelesen wurde.