PDF/A explicado e como converter um PDF para arquivamento

PDF/A é um PDF válido, não um tipo de arquivo separado. É um perfil restrito cuja regra básica é que tudo o que é necessário para exibir o documento deve estar dentro do próprio arquivo. As fontes são incorporadas e as informações de cores são anexadas ao documento.

Como resultado, os arquivos PDF/A não contêm chamadas para fontes externas, nenhum JavaScript, nenhum áudio ou vídeo incorporado e nenhuma criptografia. As restrições tornam o arquivo menos flexível, mas muito mais previsível, que é exatamente o que você deseja para armazenamento de longo prazo.

Adicione seu arquivo à ferramenta PDF/A e inicie a conversão. O documento é convertido para PDF/A-2b, o nível de arquivamento comum para fidelidade de texto e aparência. Como a estrutura da página precisa ser reescrita, leva mais tempo do que a maioria das conversões.

Arquivos criptografados não podem ser convertidos, pois o padrão não permite criptografia. Remova a proteção com o PDF Unlock primeiro. Para arquivos digitalizados, executar o PDF OCR antes da conversão torna o documento arquivado pesquisável, o que geralmente é a diferença entre um arquivo que as pessoas usam e outro que não podem.

As cores são convertidas para RGB. Isso passa despercebido em documentos lidos na tela, mas os arquivos CMYK preparados para impressão comercial podem mudar de tom, então pense duas vezes antes de converter obras de arte prontas para impressão. As fontes que não foram incorporadas são incorporadas ou substituídas.

Quando um elemento não pode ser convertido, o processo continua em vez de ser abortado. Isso garante que você obtenha uma saída utilizável, mas não garante conformidade total. Se você estiver depositando em um arquivo institucional, espere também executar o resultado por meio de um validador PDF/A dedicado.

Arquivos institucionais, portais de submissão governamentais, processos jurídicos e notariais, depósitos de teses e contratos de longa duração, faturas e documentação técnica são os casos habituais. O compartilhamento diário e os anexos de curta duração não precisam disso.

Se uma organização solicitar PDF/A, verifique qual versão sua especificação espera, pois 1b, 2b e 3b seguem regras diferentes. Espere também que o arquivo cresça: incorporar fontes e dados de cores dentro do documento aumenta o tamanho em comparação com o original.