Espaço de trabalho de documentos da equipe
Embora o trabalho do documento fique com uma pessoa, um número de versão no nome do arquivo é suficiente. Quando várias pessoas tocam no mesmo arquivo, o verdadeiro problema não é o armazenamento – é que ninguém pode dizer quem alterou o quê ou quando.
Espaço e funções compartilhadas
Criar uma equipe torna você seu administrador. Os membros são adicionados com uma das três funções – administrador, editor ou visualizador – e a função decide o que eles podem fazer no espaço.
Você pode adicionar membros diretamente ou enviar um convite por e-mail. Convites pendentes podem ser listados e revogados antes de serem aceitos. O dono da equipe não pode perder a função de administrador, portanto um espaço nunca fica sem ela.
Os documentos ficam na equipe, não nas caixas de entrada
Adicione um arquivo do seu espaço de trabalho pessoal para compartilhá-lo com a equipe. Os arquivos Word, Excel, PowerPoint e PDF ficam no mesmo lugar, para que todos abram a versão atual no mesmo local.
As sugestões de IA seguem a mesma regra nos documentos da equipe: a alteração é mostrada como uma comparação e é gravada no arquivo somente depois que alguém a aceita. Em documentos do Word, essas edições podem ser executadas por meio de um fluxo de trabalho Rastrear alterações, para que um processo de revisão existente permaneça intacto.
Quem fez o que está registrado
O espaço da equipe mantém um registro de auditoria e um feed de atividades cobrindo alterações de membros, convites e eventos de arquivo. O log de auditoria é visível apenas para administradores.
Isso é importante quando alguém mais tarde precisa perguntar por que um documento foi alterado — especialmente para contratos, propostas e relatórios que passam por aprovação.
Compartilhamento fora da equipe
Quando você precisa trabalhar com alguém que não faz parte da equipe, o compartilhamento por documento é um caminho separado: convide-o como proprietário, editor, comentarista ou visualizador.
PDFs também podem ser compartilhados com um link, e o link pode ser revogado sempre que você desejar. Para documentos que precisam de assinatura, você pode solicitar uma assinatura do outro lado.
Ferramentas relacionadas
Perguntas frequentes
- Quais funções estão disponíveis?
- Três: os administradores gerenciam a equipe e seus membros, os editores trabalham nos documentos, os visualizadores só podem ler.
- Posso revogar um convite que já enviei?
- Sim. Convites pendentes podem ser listados e revogados antes de serem aceitos.
- Posso compartilhar um único documento com alguém de fora da equipe?
- Sim. O compartilhamento por documento funciona independentemente da participação na equipe, e você pode convidar alguém como comentarista ou visualizador.
- Posso ver quem mudou o quê?
- O espaço da equipe mantém um registro de auditoria de eventos de adesão, convite e arquivo. Está disponível para administradores.