Guia prático da Docly
Como converter PDF para Excel online
Redigitar uma tabela de um PDF é lento e introduz erros. Convertê-lo move o texto em células para que você possa calcular com ele. A saída nunca está pronta para uso imediato, então planeje uma breve limpeza e verificação.
Converter uma tabela PDF em uma planilha
Adicione seu arquivo à ferramenta PDF para Excel e inicie a conversão. As páginas são analisadas uma de cada vez, por isso leva mais tempo do que a maioria das ferramentas e documentos longos precisam de paciência.
Quando o XLSX abrir, verifique primeiro a contagem de linhas: ela corresponde ao número de registros na origem? Em seguida, verifique se as colunas foram separadas corretamente. Se apenas algumas páginas contiverem tabelas, extrair essas páginas antes da conversão encurta o trabalho e produz um resultado muito mais limpo.
Extratos bancários e tabelas financeiras
Demonstrativos e exportações contábeis são o uso real mais comum para esta conversão. Se o extrato que você baixou do seu banco tiver uma camada de texto, cada transação poderá ser movida para células. As declarações criadas a partir de capturas de tela são imagens e precisam primeiro de OCR.
Verifique quatro coisas depois: o número de transações, se a coluna de data é reconhecida como datas em vez de texto, se os separadores de milhares e sinais de menos foram lidos corretamente na coluna de valor e se o total corresponde ao saldo final do extrato. Antes de importar para o software de contabilidade, reorganize os cabeçalhos na ordem esperada pelo software; a maioria das falhas de importação são relacionadas à ordem das colunas, não à formatação.
As tabelas digitalizadas precisam primeiro de OCR
Um documento sem camada de texto não possui células para extrair. Execute primeiro o OCR de PDF em tabelas digitalizadas ou fotografadas e depois converta.
A confusão de caracteres é comum após o OCR: zero e O maiúsculo, um e l minúsculo, cinco e S são os pares usuais. Para tabelas de valores, recalcular o total no Excel e compará-lo com o total impresso na fonte é uma verificação muito mais rápida do que ler todas as células.
Limpe a planilha
O trabalho típico de limpeza inclui a exclusão de cabeçalhos de tabelas que se repetem em todas as páginas, a divisão de células mescladas, a remoção de linhas e colunas em branco e a conversão de números que chegaram como texto. Se os números ficarem alinhados à esquerda em suas células, o Excel os tratará como texto e a aritmética não funcionará.
Documentos longos podem espalhar o conteúdo por várias planilhas, portanto verifique as guias da planilha ao abrir o arquivo. Manter uma cópia intacta da conversão bruta facilita voltar e confirmar como uma determinada célula foi lida.
Lista de verificação rápida
- ✓Extraia as páginas que contêm tabelas antes de converter.
- ✓Recalcule o total no Excel e compare com a fonte.
- ✓Corrija os formatos de data e número, uma coluna por vez.
- ✓Use Office para PDF para a direção oposta.
Ferramentas deste guia
Perguntas frequentes
As fórmulas do Excel aparecem?
Não. Um PDF armazena valores calculados, não fórmulas, então você reconstrói qualquer fórmula no Excel.
Por que os números chegaram como texto?
Valores contendo separadores de milhares, símbolos de moeda ou espaços são frequentemente lidos como texto. Converta a coluna em um formato numérico para corrigi-la.
Por que a conversão pode demorar um pouco?
As páginas são processadas individualmente, portanto o tempo de processamento aumenta com a contagem de páginas.