Guide pratique Docly
Comment convertir un PDF en Excel en ligne
La retape d'un tableau à partir d'un PDF est lente et introduit des erreurs. Le convertir déplace le texte dans des cellules afin que vous puissiez calculer avec. La sortie n’est jamais prête à être utilisée immédiatement, alors prévoyez une courte passe de nettoyage et de vérification.
Convertir un tableau PDF en feuille de calcul
Ajoutez votre fichier à l'outil PDF vers Excel et démarrez la conversion. Les pages sont analysées une par une, cela prend donc plus de temps que la plupart des outils et les documents longs nécessitent de la patience.
Lorsque XLSX s'ouvre, vérifiez d'abord le nombre de lignes : correspond-il au nombre d'enregistrements dans la source ? Vérifiez ensuite si les colonnes ont été correctement séparées. Si seulement quelques pages contiennent des tableaux, l'extraction de ces pages avant la conversion raccourcit le travail et produit un résultat beaucoup plus propre.
Relevés bancaires et tableaux financiers
Les relevés et les exports comptables constituent l'utilisation réelle la plus courante de cette conversion. Si le relevé que vous avez téléchargé depuis votre banque comporte une couche de texte, chaque transaction peut être déplacée dans des cellules. Les déclarations créées à partir de captures d’écran sont des images et nécessitent d’abord l’OCR.
Vérifiez ensuite quatre choses : le nombre de transactions, si la colonne de date est reconnue comme des dates plutôt que comme du texte, si les séparateurs de milliers et les signes moins ont été lus correctement dans la colonne de montant et si le total correspond au solde de clôture du relevé. Avant d'importer dans un logiciel de comptabilité, réorganisez les en-têtes dans l'ordre attendu par le logiciel ; la plupart des échecs d'importation concernent l'ordre des colonnes et non le formatage.
Les tableaux numérisés nécessitent d'abord l'OCR
Un document sans calque de texte n'a aucune cellule à extraire. Exécutez d'abord PDF OCR sur des tableaux numérisés ou photographiés, puis convertissez-les.
La confusion des caractères est courante après l'OCR : zéro et O majuscule, un et l minuscule, cinq et S sont les paires habituelles. Pour les tableaux de montants, recalculer le total dans Excel et le comparer avec le total imprimé dans la source est une vérification beaucoup plus rapide que de lire chaque cellule.
Nettoyer la feuille de calcul
Le travail de nettoyage typique consiste à supprimer les en-têtes de tableau qui se répètent sur chaque page, à diviser les cellules fusionnées, à supprimer les lignes et les colonnes vides et à convertir les nombres arrivés sous forme de texte. Si les nombres sont alignés à gauche dans leurs cellules, Excel les traite comme du texte et l'arithmétique ne fonctionnera pas.
Les documents longs peuvent répartir le contenu sur plusieurs feuilles, alors vérifiez les onglets de la feuille lorsque vous ouvrez le fichier. Conserver une copie intacte de la conversion brute permet de revenir facilement en arrière et de confirmer comment une cellule particulière a été lue.
Liste de contrôle rapide
- ✓Extrayez les pages contenant des tableaux avant la conversion.
- ✓Recalculez le total dans Excel et comparez-le avec la source.
- ✓Correction des formats de date et de nombres, une colonne à la fois.
- ✓Utilisez Office vers PDF pour le sens opposé.
Outils de ce guide
Questions fréquentes
Des formules Excel apparaissent-elles ?
Non. Un PDF stocke les valeurs calculées, pas les formules, vous pouvez donc reconstruire toutes les formules dans Excel.
Pourquoi les chiffres sont-ils arrivés sous forme de texte ?
Les valeurs contenant des séparateurs de milliers, des symboles monétaires ou des espaces sont souvent lues sous forme de texte. Convertissez la colonne au format numérique pour la corriger.
Pourquoi la conversion peut-elle prendre un certain temps ?
Les pages sont traitées individuellement, le temps de traitement augmente donc avec le nombre de pages.