Quels rôles sont disponibles ?

Trois : les administrateurs gèrent l'équipe et ses membres, les éditeurs travaillent sur les documents, les téléspectateurs ne peuvent que lire.

Puis-je partager un seul document avec une personne extérieure à l'équipe ?

Oui. Le partage par document fonctionne indépendamment de l'appartenance à l'équipe et vous pouvez inviter quelqu'un en tant que commentateur ou spectateur.

Puis-je voir qui a changé quoi ?

L'espace équipe tient un journal d'audit des événements d'adhésion, d'invitation et de dossier. Il est accessible aux administrateurs.

Espace de travail des documents d'équipe

Bien que le travail documentaire reste la responsabilité d'une seule personne, un numéro de version dans le nom du fichier suffit. Une fois que plusieurs personnes touchent le même fichier, le véritable problème n’est pas le stockage : c’est que personne ne peut dire qui a modifié quoi, ni quand.

Espace partagé et rôles

Créer une équipe fait de vous son administrateur. Les membres sont ajoutés avec l'un des trois rôles suivants : administrateur, éditeur ou spectateur, et le rôle décide de ce qu'ils peuvent faire dans l'espace.

Vous pouvez ajouter des membres directement ou envoyer une invitation par e-mail. Les invitations en attente peuvent être répertoriées et révoquées avant d'être acceptées. Le propriétaire de l'équipe ne peut pas perdre le rôle d'administrateur, donc un espace n'est jamais laissé sans celui-ci.

Les documents sont présents dans l'équipe, pas dans les boîtes de réception

Ajoutez un fichier depuis votre espace de travail personnel pour le partager avec l'équipe. Les fichiers Word, Excel, PowerPoint et PDF se trouvent au même endroit, de sorte que tout le monde ouvre la version actuelle à partir du même emplacement.

Les suggestions de l'IA suivent la même règle sur les documents d'équipe : la modification est affichée à titre de comparaison et n'est écrite dans le fichier qu'après que quelqu'un l'a acceptée. Dans les documents Word, ces modifications peuvent être exécutées via un flux de travail de suivi des modifications, de sorte qu'un processus de révision existant reste intact.

Qui a fait quoi est enregistré

L'espace équipe tient un journal d'audit et un flux d'activité couvrant les changements d'adhésion, les invitations et les événements de fichiers. Le journal d'audit est visible uniquement par les administrateurs.

Cela est important lorsque quelqu'un doit ultérieurement demander pourquoi un document a changé, en particulier pour les contrats, les propositions et les rapports qui sont soumis à approbation.

Partage en dehors de l'équipe

Lorsque vous devez travailler avec quelqu'un qui ne fait pas partie de l'équipe, le partage par document est une voie distincte : invitez-le en tant que propriétaire, éditeur, commentateur ou spectateur.

Les PDF peuvent également être partagés avec un lien, et le lien peut être révoqué à tout moment. Pour les documents qui nécessitent une signature, vous pouvez demander une signature de l’autre côté.

Outils associés

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Questions fréquentes

Quels rôles sont disponibles ?: Trois : les administrateurs gèrent l'équipe et ses membres, les éditeurs travaillent sur les documents, les téléspectateurs ne peuvent que lire.
Puis-je révoquer une invitation que j'ai déjà envoyée ?: Oui. Les invitations en attente peuvent être répertoriées et révoquées avant d'être acceptées.
Puis-je partager un seul document avec une personne extérieure à l'équipe ?: Oui. Le partage par document fonctionne indépendamment de l'appartenance à l'équipe et vous pouvez inviter quelqu'un en tant que commentateur ou spectateur.
Puis-je voir qui a changé quoi ?: L'espace équipe tient un journal d'audit des événements d'adhésion, d'invitation et de dossier. Il est accessible aux administrateurs.