Praktischer Docly-Leitfaden
So konvertieren Sie Word in PDF
Durch das Konvertieren einer Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei in PDF sieht diese auf jedem Gerät gleich aus. Entscheidend für die Qualität des Ergebnisses ist nicht die Konvertierung selbst, sondern die Seiteneinrichtung in der Quelldatei, denn überlaufender Inhalt und fehlende Schriftarten setzen sich direkt fort.
Konvertieren Sie eine Office-Datei in PDF
Fügen Sie eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei hinzu und starten Sie die Konvertierung. Überprüfen Sie zunächst die Seitenzahl im Ergebnis: Mehr Seiten als die Quelle bedeutet, dass der Inhalt irgendwo übergelaufen ist.
Öffnen Sie dann die erste und die letzte Seite, gefolgt von der am stärksten beanspruchten Seite im Dokument. Probleme treten selten am Ende auf; Sie erscheinen dort, wo eine Tabelle oder ein Bild auf eine Seitengrenze trifft.
Bereiten Sie zuerst die Quelldatei vor
Das sauberste PDF entsteht durch die Korrektur der Druckvorschau vor der Konvertierung. In Excel verhindert das Festlegen des Druckbereichs und die Verwendung der Seitenanpassungsskalierung, dass breite Tabellen auf mehrere Blätter verteilt werden. Außerdem können Sie hier festlegen, dass Spaltenüberschriften auf jeder Seite wiederholt werden.
In PowerPoint bestimmt die Seitenform direkt, ob das Deck 16:9 oder 4:3 ist. Überprüfen Sie in Word Abschnitts- und Seitenumbrüche und stellen Sie sicher, dass die Ränder konsistent sind. Alles, was Sie in der Quelle fehlerhaft lassen, bleibt auch in der PDF-Datei fehlerhaft.
Schriftarten und Layout
Eine benutzerdefinierte Schriftart, die während der Konvertierung nicht verfügbar ist, wird durch eine ähnliche ersetzt. Dadurch ändern sich die Zeilenlängen und damit die Seitenumbrüche, sodass ein zweiseitiges Memo auf eine dritte Seite übergehen kann.
Die praktische Lösung besteht darin, allgemein verfügbare Schriftarten zu verwenden oder sicherzustellen, dass Schriftarten eingebettet werden, wenn die Quelle vorbereitet wird. Wenn Sie mit einer Unternehmensvorlage arbeiten, gibt Ihnen die Konvertierung eines Dokuments daraus und die Überprüfung des Ergebnisses Sicherheit für jedes folgende Dokument.
Letzte Prüfungen vor dem Teilen
Bestätigen Sie, dass Hyperlinks weiterhin anklickbar sind. Dies ist das am häufigsten übersehene Detail beim Konvertieren von Berichten und Präsentationen. Stellen Sie sicher, dass die Bilder scharf sind und dass keine Kommentare oder nachverfolgten Bearbeitungsnotizen in die Ausgabe gelangt sind.
Wenn das Dokument Ihre Organisation verlässt, überprüfen Sie Metadaten wie den Namen des Autors und den Revisionsverlauf. Öffnen Sie abschließend die PDF-Datei einmal auf einem Computer und einmal auf einem Telefon. Tabellen, die auf einem kleinen Bildschirm nicht lesbar sind, fallen sofort ins Auge.
Schnelle Checkliste
- ✓Korrigieren Sie die Druckvorschau der Quelldatei vor der Konvertierung.
- ✓Legen Sie den Druckbereich und die Seitenanpassungsskalierung in Excel fest.
- ✓Verwenden Sie allgemein verfügbare Schriftarten oder betten Sie sie in die Quelle ein.
- ✓Öffnen Sie das PDF einmal auf einem Telefon und einem Computer.
Tools in diesem Leitfaden
Häufig gestellte Fragen
Welche Office-Dateien können in PDF umgewandelt werden?
Docly konvertiert DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien in PDF.
Wird sich das Layout ändern?
Korrekte Seiteneinstellungen und verfügbare Schriftarten bewahren die meisten Layouts.