Guide pratique Docly
PDF/A expliqué et comment convertir un PDF pour l'archivage
Un document qui s'affiche correctement aujourd'hui ne le sera pas nécessairement dans dix ans. Les polices sont supprimées des systèmes, les profils de couleurs disparaissent et les dépendances externes ne sont plus résolues. PDF/A est le profil d'archivage conçu pour éliminer ces risques.
PDF/A par rapport à un PDF standard
PDF/A est un PDF valide, et non un type de fichier distinct. Il s'agit d'un profil restreint dont la règle fondamentale est que tout ce qui est nécessaire à l'affichage du document doit résider dans le fichier lui-même. Les polices sont intégrées et les informations sur les couleurs sont jointes au document.
Par conséquent, les fichiers PDF/A ne contiennent aucun appel à des polices externes, aucun JavaScript, aucun audio ou vidéo intégré et aucun cryptage. Les restrictions rendent le fichier moins flexible mais beaucoup plus prévisible, ce qui correspond exactement à l'échange souhaité pour le stockage à long terme.
Convertir un PDF en PDF/A
Ajoutez votre fichier à l'outil PDF/A et lancez la conversion. Le document est converti au format PDF/A-2b, le niveau d'archivage commun pour la fidélité du texte et de l'apparence. Étant donné que la structure de la page doit être réécrite, cela prend plus de temps que la plupart des conversions.
Les fichiers cryptés ne peuvent pas être convertis, car la norme ne permet pas le cryptage. Supprimez d'abord la protection avec PDF Unlock. Pour les archives numérisées, l'exécution de PDF OCR avant la conversion rend le document archivé consultable, ce qui fait généralement la différence entre une archive que les gens utilisent et une autre qu'ils ne peuvent pas.
Ce qui change lors de la conversion
Les couleurs sont converties en RVB. Cela passe inaperçu dans les documents lus à l'écran, mais les fichiers CMJN préparés pour l'impression commerciale peuvent changer de ton, alors réfléchissez-y à deux fois avant de convertir des illustrations prêtes à l'impression. Les polices qui n'ont pas été intégrées sont intégrées ou remplacées.
Lorsqu'un élément ne peut pas être converti, le processus continue plutôt que d'être abandonné. Cela garantit que vous obtenez un résultat utilisable, mais cela ne garantit pas une conformité totale. Si vous déposez dans une archive institutionnelle, attendez-vous également à faire passer le résultat via un validateur PDF/A dédié.
Lorsque PDF/A est requis
Archives institutionnelles, portails de soumission gouvernementaux, démarches juridiques et notariales, dépôts de thèses et contrats à long terme, factures et documentation technique sont les cas habituels. Le partage quotidien et les attachements éphémères n’en ont pas besoin.
Si une organisation demande PDF/A, vérifiez quelle version sa spécification attend, car 1b, 2b et 3b suivent des règles différentes. Attendez-vous également à ce que le fichier s'agrandisse : l'intégration de polices et de données de couleur à l'intérieur du document ajoute de la taille par rapport à l'original.
Liste de contrôle rapide
- ✓Convertir uniquement une fois le document final ; des modifications ultérieures peuvent rompre la conformité.
- ✓Déverrouillez les fichiers protégés par mot de passe avant la conversion.
- ✓Exécutez d'abord l'OCR sur les analyses afin que l'archive reste consultable.
- ✓Confirmez la version PDF/A requise par le destinataire.
Outils de ce guide
Questions fréquentes
Un fichier PDF/A s'ouvre-t-il dans les lecteurs normaux ?
Oui. PDF/A est un PDF valide et s'ouvre dans n'importe quel lecteur courant.
Un fichier PDF/A peut-il être protégé par mot de passe ?
La norme ne permet pas le chiffrement. Créez une copie séparée et cryptez-la si vous avez besoin d'un partage protégé par mot de passe.
Pourquoi le fichier est-il devenu plus gros ?
Les polices et les informations sur les couleurs sont désormais intégrées dans le document lui-même, ce qui ajoute de la taille.