Docly uygulamalı rehber
PDF/A Nedir, PDF Nasıl PDF/A'ya Dönüştürülür?
Bir belgeyi bugün açtığınızda düzgün görünmesi, on yıl sonra da düzgün görüneceği anlamına gelmez. Yazı tipi sistemden kalkabilir, renk profili kaybolabilir, dosyanın bağlı olduğu bir kaynak erişilemez hâle gelebilir. PDF/A bu riskleri azaltmak için tasarlanmış bir arşivleme profilidir.
PDF/A ile normal PDF farkı
PDF/A geçerli bir PDF'tir; ayrı bir dosya türü değil, kısıtlanmış bir PDF profilidir. Temel kuralı, belgenin görünümü için gereken her şeyin dosyanın içinde bulunmasıdır. Yazı tipleri gömülür, renk bilgisi belgeye bağlanır ve dış dünyaya bağımlılık yaratan öğelere izin verilmez.
Bu nedenle PDF/A dosyalarında harici yazı tipi çağrısı, JavaScript, gömülü ses ve video, şeffaflığın belirsiz kullanımı ve şifreleme bulunmaz. Kısıtlar dosyayı daha az esnek ama çok daha öngörülebilir kılar; amaç yıllar sonra aynı görüntüyü elde etmektir.
PDF/A'ya dönüştürme adımları
PDF/A aracına dosyanızı ekleyin ve dönüşümü başlatın. Belge PDF/A-2b biçimine dönüştürülür; bu, metin ve görünüm garantisi veren yaygın arşiv seviyesidir. İşlem sayfa yapısının yeniden yazılmasını gerektirdiği için diğer araçlardan uzun sürebilir.
Şifreli dosyalar dönüştürülemez, çünkü standart şifrelemeye izin vermez. Böyle bir dosyanız varsa önce PDF Kilidini Aç aracıyla korumayı kaldırın. Taranmış arşivlerde ise dönüşümden önce PDF OCR uygulamak belgeyi aranabilir hâle getirir ve arşivin gerçekten kullanılabilir olmasını sağlar.
Dönüşümde neler değişir?
Renkler RGB'ye çevrilir. Ekranda okunacak belgelerde bu fark edilmez, ancak baskı için hazırlanmış CMYK dosyalarında ton kaymaları olabilir; matbaaya gidecek dosyaları PDF/A'ya çevirmeden önce iki kez düşünün. Gömülü olmayan yazı tipleri gömülür veya benzeriyle değiştirilir.
Dönüştürülemeyen bir öğeyle karşılaşıldığında işlem durmak yerine devam eder. Bu, elinizde açılabilir bir çıktı olmasını sağlar ama sonucun standarda tam uygunluğunu garanti etmez. Kurumsal bir arşive teslim yapacaksanız çıktıyı ayrıca bir PDF/A doğrulayıcısından geçirmeniz beklenir.
PDF/A ne zaman gerekir?
Kurum arşivleri, resmî başvuru sistemleri, mahkeme ve noter süreçleri, tez teslimi ve uzun süre saklanacak sözleşme, fatura ile teknik dokümanlar tipik kullanım alanlarıdır. Günlük paylaşım, e-posta eki veya kısa ömürlü belgeler için gerekmez.
Bir kurum PDF/A istiyorsa hangi sürümü beklediğini şartnameden kontrol edin; 1b, 2b ve 3b farklı kurallara sahiptir. Ayrıca dosyanın büyümesini normal karşılayın: yazı tipleri ve renk bilgileri artık dosyanın içinde taşındığı için PDF/A kopyası orijinalden büyük olabilir.
Hızlı kontrol listesi
- ✓Belgeyi son hâline getirdikten sonra dönüştürün; sonradan yapılan düzenlemeler dosyayı standarttan çıkarabilir.
- ✓Şifreli dosyalarda önce kilidi açın.
- ✓Taranmış belgelerde önce OCR uygulayın ki arşiv aranabilir olsun.
- ✓Kurumun istediği PDF/A sürümünü baştan doğrulayın.
Bu rehberdeki araçlar
Sık sorulan sorular
PDF/A dosyası normal okuyucularda açılır mı?
Evet. PDF/A geçerli bir PDF olduğu için yaygın tüm okuyucularda sorunsuz açılır.
PDF/A dosyasına parola koyabilir miyim?
Standart şifrelemeye izin vermez. Parolalı paylaşım gerekiyorsa ayrı bir kopya oluşturup onu şifreleyin.
Dönüştürülen dosya neden büyüdü?
Yazı tipleri ve renk bilgileri artık dosyanın içine gömüldüğü için boyut artabilir.